Kostenlose Rechnungsvorlage Schweiz (Word & PDF) – Sofort herunterladen

Kostenlose Schweizer Rechnungsvorlage für Freelancer – Word und PDF, mit allen Pflichtangaben inkl. QR-Rechnung. Sofort herunterladen und ausfüllen.

Nathan Ganser

Founder of Magic Heidi

Eine Swiss-konforme Rechnungsvorlage Schweiz erhältst du hier gratis als Word- und PDF-Datei, mit allen gesetzlichen Pflichtangaben, MWST-Zeile und QR-Rechnung-Sektion. Einfach herunterladen, ausfüllen, absenden.

Du hast gerade deinen ersten Auftrag abgeschlossen. Jetzt kommt die Frage, die fast jeden frisch Selbständigen kurz ins Stocken bringt: Wie sieht eine korrekte Schweizer Rechnung eigentlich aus? Was muss drauf stehen? Und wie zum Teufel erstellt man eine QR-Rechnung?

Keine Panik. Du bist nicht der Erste, der das googelt, und es ist auch nicht so kompliziert, wie es manchmal klingt. Dieser Leitfaden gibt dir alles, was du brauchst: eine gratis Vorlage zum sofortigen Herunterladen plus eine klare Erklärung, was eine Schweizer Rechnung enthalten muss.

Key Takeaways

  • Eine Schweizer Rechnung braucht 8 Pflichtangaben. Fehlt eine, kann der Kunde sie rechtlich anfechten.
  • Die QR-Rechnung hat den Einzahlungsschein seit Oktober 2022 vollständig ersetzt; deine IBAN allein reicht aber auch.
  • MWST auf der Rechnung ist erst Pflicht ab CHF 100'000 Jahresumsatz.
  • Die Word/PDF-Vorlage funktioniert gut für gelegentliche Rechnungen; ab etwa 5-10 Rechnungen pro Monat lohnt sich Software.
  • Magic Heidi erstellt Swiss-konforme Rechnungen inklusive QR-Rechnung in unter einer Minute, kostenlos und ohne Kreditkarte.
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Word und PDF mit allen Pflichtangaben, MWST-Zeile und Zahlungssektion. Kostenlos, ohne Anmeldung.

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Pflichtangaben

Was muss eine Schweizer Rechnung enthalten?

Schweizer Recht schreibt keine offizielle Rechnungsform vor. Aber für eine rechtlich einwandfreie Rechnung sollten diese 8 Angaben enthalten sein.

Zusätzliche Angaben für MWST-pflichtige Selbständige

Falls du MWST-pflichtig bist (also mehr als CHF 100'000 Jahresumsatz hast), müssen folgende Angaben dazukommen:

  • UID-Nummer mit dem Zusatz "MWST", zum Beispiel: CHE-123.456.789 MWST
  • Angewendeter MWST-Satz: 8.1% (Normalsatz), 2.6% (Sondersatz für Lebensmittel, Bücher, Medikamente) oder 3.8% (Beherbergungsleistungen)
  • MWST-Betrag als separate Zeile

Als Freelancer unter CHF 100'000 lässt du diese Zeilen einfach weg und schreibst ggf. "Kein MWST-Ausweis, da unter Umsatzgrenze". Mehr Detail dazu im Leitfaden zur MWST-Abrechnung.

Das war's. Kein Stempel, keine Unterschrift, keine besondere Formatierung nötig.

QR-Rechnung

Brauchst du wirklich eine QR-Rechnung?

Seit Oktober 2022 hat die QR-Rechnung den alten Einzahlungsschein (ESR/oranges Formular) vollständig ersetzt. Bequemer für deinen Kunden, aber nicht zwingend nötig.

Schnellere Zahlungen

Der Kunde scannt den Code mit der Bank-App, alle Daten werden automatisch übernommen.

Keine Tippfehler

IBAN und Referenznummer werden maschinell gelesen, Zahlendreher unmöglich.

Schweizer Standard

Folgt der SIX QR-Bill v2.3 Spezifikation und wird von allen Schweizer Banken akzeptiert.

Swiss QR-Rechnung auf dem Smartphone gescannt

Kannst du eine QR-Rechnung mit einer Word-Vorlage erstellen?

Nein, nicht wirklich. Eine echte QR-Rechnung braucht die korrekte SIX QR-Bill v2.3 Spezifikation, das richtige Format des QR-Codes und eine präzise Datenstruktur. Das macht man nicht von Hand.

Wenn du QR-Rechnungen brauchst, gibt es zwei Wege:

  1. Einen kostenlosen Online-Generator (z.B. auf swiss-qr-invoice.org)
  2. Eine Invoicing-App wie Magic Heidi, die die QR-Rechnung automatisch generiert

Für gelegentliche Rechnungen reicht die IBAN-Angabe vollkommen. Wenn du regelmässig rechnest, ist Magic Heidi der schnellste Weg zur korrekten QR-Rechnung. Die App erstellt sie automatisch, sobald du deine IBAN einmal eingetragen hast.

Rechnungsvorlage Schritt für Schritt ausfüllen

Hier ist ein ausgefülltes Beispiel, das du direkt abschauen kannst:

Mia Bernasconi
Seestrasse 22
8002 Zürich
mia@bernasconi.ch  |  +41 79 123 45 67

──────────────────────────────────────────────────────────────

Rechnung Nr. 2026-007
Ausstellungsdatum:  7. Mai 2026
Leistungsdatum:     1.–30. April 2026

Rechnungsempfänger:
Müller Consulting GmbH
Hauptstrasse 10
3000 Bern

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Beschreibung                  Menge    Preis        Betrag
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UX-Beratung und Konzeption    12 Std.  CHF 140.00   CHF 1'680.00
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                                       Gesamtbetrag CHF 1'680.00

Zahlungsfrist:       30 Tage (fällig bis 6. Juni 2026)
Zahlungsempfänger:   Mia Bernasconi
IBAN:                CH56 0483 5012 3456 7800 9

Vielen Dank für Ihren Auftrag!

Häufige Fehler beim Ausfüllen:

  • Rechnungsnummer vergessen: Ohne fortlaufende Nummerierung wird deine Buchhaltung schnell unübersichtlich, und das Finanzamt mag es nicht.
  • Kein Leistungsdatum: Das Ausstellungsdatum reicht nicht. Wann wurde gearbeitet? Das ist steuerlich relevant.
  • Ungenaue Leistungsbeschreibung: "Beratung April" ist zu vage. Besser: "UX-Beratung Projekt XY, 12 Stunden à CHF 140".
  • Falsche IBAN: Überprüfe die IBAN einmal extra. Ein falscher Buchstabe, und der Kunde bekommt die Zahlung zurück.
  • MWST vergessen zu deklarieren oder falsch angewendet: Falls du MWST-pflichtig bist, muss der Satz auf der Rechnung stehen. Falls nicht, schreib nichts oder den Hinweis "Kein MWST-Ausweis".

Mehr Beispiele und Anleitungen findest du in unseren Tutorials.

Vergleich

Welche Lösung passt zu dir?

Faustregel nach Anzahl Rechnungen pro Monat und Komplexität deiner Buchhaltung.

SituationEmpfehlung
1-3 Rechnungen pro JahrWord/PDF-Vorlage reicht vollkommen
4-10 Rechnungen pro MonatSoftware lohnt sich, spart Zeit und Fehler
MWST-pflichtigSoftware fast ein Muss (automatische Berechnungen)
QR-Rechnung gewünschtSoftware oder Generator
Mehrere Kunden, Mahnungen, AngeboteSoftware klar im Vorteil
Magic Heidi

Wenn die Vorlage nicht mehr reicht

Magic Heidi macht aus 5-10 Minuten in Word eine Rechnung in 60 Sekunden, mit QR-Code, MWST und Übersicht über offene Posten.

Swiss QR-Rechnung automatisch

Generiert nach SIX v2.3 Spezifikation, akzeptiert von allen Schweizer Banken.

60 Sekunden pro Rechnung

Statt jeden Monat dieselbe Word-Vorlage anzupassen, einfach Leistung eintragen und senden.

Offene Posten auf einen Blick

Wer hat bezahlt, wer noch nicht? Auch Bankzahlungen werden automatisch abgeglichen.

Magic Heidi Rechnungsübersicht für Schweizer Freelancer
Limits

Was die Vorlage nicht kann

Die Word/PDF-Datei deckt das Format ab, aber alle laufenden Aufgaben rund um Rechnungsstellung musst du selbst übernehmen.

Thomas, ein IT-Freelancer aus Basel, hat zwei Jahre mit einer Excel-Vorlage gearbeitet. "Am Anfang war es okay. Aber als ich vier Kunden hatte, wusste ich irgendwann nicht mehr, wer gezahlt hat und wer nicht. Ich habe zweimal Zahlungserinnerungen an Kunden verschickt, die schon bezahlt hatten. Das war peinlich." Heute nutzt er Magic Heidi mit Kundenverwaltung und das Einzige, was er noch tut, ist die Leistung eintragen und auf Senden klicken.

Wenn dir bexio zu schwer ist und du etwas Schlankeres suchst: Magic Heidi ist auf iPhone, Android, Mac, Windows und im Browser verfügbar. Bis 3 Rechnungen ist es gratis, danach CHF 25/Monat. Siehe Preise.

FAQ

Häufig gestellte Fragen zur Schweizer Rechnungsvorlage

Brauche ich eine offizielle Rechnung als Privatperson?

Nein, als Privatperson gibt es keine gesetzliche Pflicht zu einem bestimmten Format. Aber ein vollständiges Dokument mit allen relevanten Angaben schützt dich im Streitfall und ist für deine eigene Buchhaltung wertvoll.

Muss ich MWST auf meiner Rechnung ausweisen?

Nur wenn du MWST-pflichtig bist, das heisst, wenn dein weltweiter Jahresumsatz aus steuerpflichtigen Leistungen CHF 100'000 übersteigt. Darunter schreibst du keine MWST auf die Rechnung. Wenn du unsicher bist: Die ESTV unter estv.admin.ch gibt Auskunft, und du kannst sie auch direkt anrufen.

Ist die QR-Rechnung Pflicht in der Schweiz?

Nein. Die QR-Rechnung hat den Einzahlungsschein ersetzt, aber es gibt keine gesetzliche Pflicht, sie zu verwenden. Du kannst weiterhin nur deine IBAN auf die Rechnung schreiben. Die QR-Rechnung ist einfach bequemer für den Empfänger.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

In der Schweiz gilt für Geschäftsunterlagen eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Das gilt auch für ausgestellte Rechnungen. Digitale Archivierung ist erlaubt, solange die Dokumente jederzeit lesbar und unveränderbar sind.

Kann ich eine Rechnung in einer anderen Sprache ausstellen?

Ja. Es gibt keine gesetzliche Pflicht zur deutschen Sprache. Wenn du für einen englischsprachigen Kunden arbeitest, kannst du problemlos eine englische Rechnung ausstellen. Magic Heidi unterstützt Rechnungen in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch.

Was tue ich, wenn ein Kunde nicht zahlt?

Schick zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung mit Verweis auf die Originalrechnung und Rechnungsnummer. Falls nach einer zweiten Erinnerung immer noch nichts passiert, kannst du beim Betreibungsamt einen Zahlungsbefehl einleiten. Halte alle Rechnungskopien und Korrespondenz gut archiviert.

Berufsgruppen

Vorlage für deine Branche anpassen

Die Grundstruktur ist immer gleich. Was sich unterscheidet: die Leistungsbeschreibung, manchmal die Währung.

Mahnwesen

Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Die Rechnung ist raus, die Frist ist verstrichen, und nichts kommt. Das passiert den meisten Selbständigen früher oder später. So gehst du Schritt für Schritt vor.

Eine Zahlungserinnerung musst du nie selbst erfinden: in Magic Heidi verschickst du sie mit einem Klick aus der offenen Rechnung heraus. Die App zeigt dir auf der Startseite alle überfälligen Rechnungen, sortiert nach Fälligkeitsdatum.

Vorlage herunterladen und loslegen

Eine korrekte Schweizer Rechnung ist kein Hexenwerk. 8 Pflichtangaben, eine klare Leistungsbeschreibung, IBAN oder QR-Code, und du bist fertig. Die Vorlage oben deckt alles ab. Falls du regelmässig rechnest, ist Magic Heidi der schnellste Weg, kostenlos bis zu 3 Rechnungen, ohne Kreditkarte.

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Alle Angaben in diesem Artikel basieren auf dem Schweizer Obligationenrecht und den aktuellen ESTV-Richtlinien (Stand Mai 2026). Bei spezifischen Fragen zu deiner steuerlichen Situation wende dich an einen Treuhänder oder direkt an das Finanzamt deines Kantons.