Eine Quittung in der Schweiz braucht mindestens sechs Angaben: Datum, Betrag, Beschreibung der Leistung, Name des Zahlers, Name des Empfängers und eine Unterschrift. Ab CHF 400 muss auch die Adresse des Käufers drauf. Weiter unten finden Sie gratis Vorlagen zum Download und einen Generator, mit dem Sie Ihre Quittung direkt als PDF erstellen.

Barzahlung erhalten und keine Ahnung, wie die Quittung aussehen soll? Oder ein gebrauchtes Velo verkauft und der Käufer will einen Beleg? Dann sind Sie hier richtig. Wir haben als Schweizer Freelancer selbst regelmässig Quittungen ausgestellt, bevor wir angefangen haben, alles digital über Magic Heidi zu machen. In diesem Guide finden Sie alles, was Sie brauchen: Gratis-Vorlagen, die gesetzlichen Pflichtangaben und eine klare Anleitung.

Das Wichtigste in Kürze

• Jede Quittung braucht Datum, Betrag, Leistungsbeschreibung, Zahler, Empfänger und Unterschrift
• Ab CHF 400 ist die vollständige Adresse des Käufers Pflicht (Art. 26 Abs. 3 MWSTG)
• MWST-pflichtige Unternehmen müssen den MWST-Betrag und die UID-Nummer separat ausweisen
• Eine quittierte Rechnung ersetzt in den meisten Fällen eine separate Quittung
• Quittungen müssen in der Schweiz 10 Jahre aufbewahrt werden

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Falls Sie lieber eine Vorlage herunterladen und von Hand ausfüllen, haben wir vier Varianten vorbereitet.

Was muss auf einer Quittung in der Schweiz stehen?

In der Schweiz gibt es keine einzelne "Quittungspflicht" als eigenes Gesetz. Die Regeln ergeben sich aus dem Obligationenrecht (Art. 88 OR) und dem Mehrwertsteuergesetz (Art. 26 MWSTG).

Pflichtangaben für jede Quittung

Jede Quittung in der Schweiz sollte diese Angaben enthalten:

1. Quittungsnummer oder fortlaufende Nummer
2. Datum der Zahlung
3. Name und Adresse des Ausstellers (wer das Geld empfangen hat)
4. Name des Zahlers (wer bezahlt hat)
5. Beschreibung der Ware oder Dienstleistung
6. Betrag in CHF (oder anderer Währung)
7. Unterschrift des Ausstellers

Das klingt nach viel, aber die meisten dieser Angaben füllen Sie in weniger als einer Minute aus.

Zusätzliche Angaben ab CHF 400

Sobald der Betrag CHF 400 oder mehr beträgt, verlangt das Schweizer Recht zusätzlich:

• Vollständige Adresse des Käufers (Strasse, PLZ, Ort)
• Bei geschäftlichen Transaktionen: Firmenname und Rechtsform

Diese Regel kommt aus Art. 26 Abs. 3 MWSTG. Der Gedanke dahinter: Ab einem gewissen Betrag muss nachvollziehbar sein, wer bezahlt hat, damit die Steuerbehörden die Transaktion prüfen können.

MWST-Angaben für steuerpflichtige Unternehmen

Wenn Sie als Unternehmen MWST-pflichtig sind (Umsatz über CHF 100'000 pro Jahr), müssen Ihre Quittungen zusätzlich enthalten:

• UID-Nummer mit Zusatz "MWST" (z.B. CHE-123.456.789 MWST)
• MWST-Satz (8,1 % Normalsatz oder 2,6 % reduzierter Satz)
• MWST-Betrag separat ausgewiesen
• Netto- und Bruttobetrag

Ohne diese Angaben kann die Gegenpartei keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Das ist vor allem bei Geschäftstransaktionen relevant.

Tipp: Wenn Sie regelmässig MWST-konforme Quittungen oder Rechnungen erstellen, lohnt sich eine Rechnungssoftware wie Magic Heidi. Die MWST wird automatisch berechnet, Sie wählen einfach den Satz aus.

Quittung Schritt für Schritt ausfüllen

Ausgefülltes Beispiel einer Quittung

Hier ein konkretes Beispiel. Stellen Sie sich vor, Sie sind Grafikdesignerin und ein Kunde bezahlt Sie bar nach einem Workshop:

QUITTUNG Nr. 2026-003

Datum: 4. Mai 2026

Aussteller:
Anna Meier
Bahnhofstrasse 12
8001 Zürich
CHE-111.222.333 MWST

Zahler:
KMU Beispiel GmbH
Lagerstrasse 5
8004 Zürich

Beschreibung                          Betrag
-----------------------------------------------
Workshop Grafikdesign (4 Std.)       CHF 480.00

Nettobetrag:                         CHF 443.94
MWST 8,1 %:                         CHF  36.06
Gesamtbetrag:                        CHF 480.00

Zahlungsart: Bar

Betrag dankend erhalten.

_________________________
Unterschrift Anna Meier

Häufige Fehler beim Quittung Schreiben

Diese Fehler sehen wir regelmässig:

• Keine Unterschrift. Ohne Unterschrift hat die Quittung keine Beweiskraft. Ein Stempel allein reicht nicht.
• MWST vergessen. Wer MWST-pflichtig ist und den Betrag nicht separat ausweist, liefert dem Kunden einen unbrauchbaren Beleg.
• Käuferadresse fehlt bei Beträgen ab CHF 400. Dann ist die Quittung für den Vorsteuerabzug wertlos.
• Zu vage Beschreibung. "Dienstleistung" ist nicht genug. Schreiben Sie konkret: "Workshop Grafikdesign, 4 Stunden" oder "Gebrauchtes Fahrrad, Scott Scale 970".

Wann brauchen Sie eine Quittung?

Nicht jede Zahlung braucht eine Quittung. Hier die wichtigsten Fälle.

Barzahlung und Handverkauf

Der klassische Fall. Wenn jemand bar bezahlt, gibt es keinen Bankbeleg als Beweis. Die Quittung ist dann die einzige Bestätigung, dass das Geld geflossen ist.

Gemäss Art. 88 OR kann der Schuldner bei jeder Zahlung eine Quittung verlangen. Das heisst: Wenn Ihr Kunde Sie darum bittet, müssen Sie eine ausstellen.

Anzahlung und Teilzahlung

Bei grösseren Projekten vereinbaren Freelancer oft eine Anzahlung. Zum Beispiel: Marco ist Webentwickler und verlangt 50 % Anzahlung für ein Website-Projekt über CHF 6'000. Der Kunde übergibt CHF 3'000 in bar. Marco stellt eine Quittung über CHF 3'000 aus, mit dem Vermerk "Anzahlung für Website-Redesign, Projekt-Nr. 2026-W12". So sind beide Seiten abgesichert.

Privatverkauf (Occasion, Möbel, Velo)

Sie verkaufen Ihr altes Rennvelo für CHF 800 auf Ricardo oder am Flohmarkt? Eine Quittung schützt beide Seiten. Der Käufer hat einen Beleg für die Versicherung (falls das Velo gestohlen wird), und Sie haben einen Nachweis, dass Sie das Geld erhalten haben.

Bei Privatverkäufen fällt keine MWST an. Die Quittung ist also einfacher: Datum, Gegenstand, Betrag, beide Namen, Unterschrift.

Mietzins-Quittung

Wenn ein Mieter die Miete bar bezahlt, sollte der Vermieter eine Quittung ausstellen. Das kommt vor allem bei Untermietverträgen oder informellen Arrangements vor. Die Quittung dient als Nachweis, dass die Miete bezahlt wurde.

TWINT und digitale Zahlungen

Bei TWINT, Kreditkarte oder Banküberweisung gibt es bereits einen digitalen Zahlungsnachweis (Kontoauszug, TWINT-Beleg). Eine separate Quittung ist in diesen Fällen nicht zwingend nötig. Der Kontoauszug gilt als Beleg.

Wenn der Kunde trotzdem eine Quittung möchte, können Sie natürlich eine ausstellen. Vermerken Sie dann die Zahlungsart: "Zahlung per TWINT am 04.05.2026".

Quittung vs. Rechnung: Was ist der Unterschied?

Diese Frage kommt oft, und die Antwort ist einfacher, als die meisten denken.

Der entscheidende Unterschied: Eine Rechnung sagt "Bitte bezahlen Sie", eine Quittung sagt "Danke, Geld erhalten".

Wann reicht eine quittierte Rechnung?

In der Praxis stellen die meisten Freelancer keine separate Quittung aus. Stattdessen vermerken sie auf der Rechnung:

"Betrag von CHF 480.00 am 04.05.2026 bar erhalten." Unterschrift: ___________

Das reicht in den allermeisten Fällen. Eine quittierte Rechnung ist rechtlich gleichwertig mit einer separaten Quittung, solange alle Pflichtangaben vorhanden sind.

Wenn Sie Ihre Rechnungen mit Magic Heidi erstellen, können Sie den Zahlungseingang direkt in der App vermerken. Das spart die manuelle Quittung komplett.

Quittung als Freelancer oder Selbständiger in der Schweiz

Als Freelancer oder Einzelunternehmer in der Schweiz stellen Sie in der Regel Rechnungen, keine Quittungen. Die Rechnung ist das Standard-Geschäftsdokument. Eine separate Quittung brauchen Sie nur in wenigen Fällen:

• Bar bezahlte Dienstleistungen ohne vorherige Rechnung
• Sofortige Quittierung am Marktstand, beim Handwerk vor Ort oder bei Workshops
• Auf Kundenwunsch nach einer Barzahlung

Lisa ist Yogalehrerin in Bern und gibt Privatstunden. Manche Kunden bezahlen nach jeder Stunde bar. Statt jedes Mal eine vollständige Rechnung zu erstellen, stellt Lisa eine kurze Quittung aus: "Yoga Privatstunde, 60 Min., CHF 120, bar erhalten." Am Ende des Monats fasst sie alles in einer sauberen Buchhaltung zusammen. Seit sie Magic Heidi nutzt, scannt sie die Ausgaben einfach mit dem Handy und hat alles digital.

Eigenbeleg bei verlorenem Beleg

Beleg verloren? Das passiert. Für kleine Beträge (Parkgebühren, Trinkgeld, Verpflegung) können Sie einen sogenannten Eigenbeleg erstellen. Das ist eine Selbstquittung mit:

• Datum und Betrag
• Beschreibung der Ausgabe
• Grund, warum der Originalbeleg fehlt
• Ihre Unterschrift

Wichtig: Auf Eigenbelege können Sie keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Sie dienen nur dazu, die Ausgabe in der Buchhaltung nachvollziehbar zu machen. Setzen Sie Eigenbelege sparsam ein, es ist keine Gewohnheitslösung.

Aufbewahrungspflicht für Quittungen in der Schweiz

Geschäftliche Quittungen müssen gemäss Art. 958f OR mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Das gilt für:

• Alle ausgestellten Quittungen
• Alle erhaltenen Quittungen und Belege
• Digitale Kopien (Scans, Fotos), sofern sie den Originalinhalt wiedergeben

In der Praxis heisst das: Scannen oder fotografieren Sie Ihre Papier-Quittungen zeitnah. Papier verblasst, geht verloren oder wird unleserlich. Eine digitale Kopie in einem Buchhaltungstool ist sicherer und wird von den Steuerbehörden akzeptiert.